Cuando la nómina está subcontratada, una duda recurrente en las áreas de Recursos Humanos es quién debe calcular y pagar el aguinaldo: ¿la empresa contratante o el proveedor de maquila de nómina? La respuesta corta es que la obligación legal siempre es del patrón registrado, pero el proveedor de nómina es quien ejecuta el cálculo, el timbrado y la dispersión conforme a las instrucciones y datos que recibe. Esta guía explica cómo se calcula el aguinaldo conforme a la Ley Federal del Trabajo, qué responsabilidad tiene cada parte cuando el proceso está subcontratado, y qué errores son más comunes al calcularlo. Quien administre nómina de varios colaboradores puede revisar cómo se automatiza este cálculo en el servicio de maquila de nómina de Evolucione.
Índice de contenido
1. ¿Qué es el aguinaldo y quién tiene derecho?
El aguinaldo es una prestación económica anual obligatoria para todo trabajador, sin importar si labora bajo un contrato directo con la empresa o si su nómina es procesada por un tercero. El derecho nace por la sola existencia de la relación laboral, incluso si esta no duró el año completo, en cuyo caso se paga de forma proporcional a los días trabajados. Es independiente de la prima vacacional y del finiquito, con los que a veces se confunde en el cálculo final de fin de año.
2. Base legal
- Artículo 87 LFT: obliga a pagar un aguinaldo anual equivalente a 15 días de salario como mínimo, antes del 20 de diciembre.
- Artículo 87, segundo párrafo, LFT: establece el pago proporcional para quienes no hayan cumplido el año de servicio.
- Ley del Impuesto Sobre la Renta: define el tramo exento de impuestos, equivalente a 30 Unidades de Medida y Actualización (UMA) vigentes.
3. Cómo se calcula
Trabajador con el año completo:
- Se toman los 15 días de salario como mínimo legal (o más, si la empresa ofrece una prestación superior).
- Salario diario × días de aguinaldo = monto bruto a pagar.
Trabajador con menos de un año de antigüedad:
- (Días de aguinaldo ÷ 365) × días efectivamente trabajados en el año = días proporcionales.
- Días proporcionales × salario diario = monto a pagar.
4. ¿Quién es responsable cuando la nómina está subcontratada?
La obligación legal de pagar el aguinaldo recae siempre en el patrón registrado ante el IMSS, que en la mayoría de los esquemas de maquila de nómina sigue siendo la empresa cliente. El proveedor de nómina actúa como ejecutor técnico del proceso: calcula el monto conforme a la antigüedad y percepciones de cada trabajador, aplica la exención fiscal correspondiente, genera el recibo de nómina timbrado y realiza la dispersión en la fecha acordada. Por eso, al contratar este servicio conviene dejar por escrito en el contrato quién valida las cifras finales y con cuánta anticipación se entregan los datos de percepciones variables (comisiones, horas extra) que pueden afectar el cálculo.
5. Comparativa: cálculo interno vs. maquila de nómina
| Aspecto | Cálculo interno (manual) | Maquila de nómina |
|---|---|---|
| Riesgo de error en proporcionales | Alto, si se calcula en hojas de cálculo | Bajo, con fórmulas estandarizadas |
| Aplicación de la exención fiscal (30 UMA) | Depende de quién capture la nómina | Automatizada |
| Carga de trabajo en diciembre | Alta para el área de RH | Se distribuye con el proveedor |
| Responsable legal del pago | La empresa | La empresa (el proveedor solo ejecuta el proceso) |
6. Errores comunes al calcular el aguinaldo
- Omitir percepciones variables (comisiones, horas extra habituales) que deben integrarse al salario base del cálculo.
- No prorratear correctamente a trabajadores que ingresaron o salieron durante el año.
- Aplicar mal el tramo exento de impuestos y generar retenciones incorrectas.
- Pagar después del 20 de diciembre sin justificación, lo que constituye un incumplimiento del artículo 87 LFT.
- No dejar evidencia documental (recibo timbrado) del pago realizado.
7. Exención de impuestos
El aguinaldo está exento del Impuesto Sobre la Renta hasta el equivalente a 30 Unidades de Medida y Actualización (UMA) vigentes al momento del pago. El excedente de ese monto sí causa retención de ISR conforme a la tarifa aplicable. El valor de la UMA se actualiza anualmente y puede consultarse en el portal del INEGI.
