Respuesta corta
La maquila de nómina es un servicio en el que un proveedor especializado calcula, timbra y dispersa la nómina de una empresa en México, mientras la empresa sigue siendo el patrón legal de sus trabajadores. El proveedor opera el proceso; la relación laboral no cambia de manos.
Muchas empresas escuchan “maquila de nómina” y no tienen claro qué se delega y qué no. Esta guía define el servicio, describe el proceso paso a paso y aclara qué conserva la empresa. La diferencia con el outsourcing de personal se desarrolla en una guía aparte.
Índice de contenido
1. ¿Qué es la maquila de nómina?
Es la externalización de la operación del pago de nómina: cálculo de percepciones y deducciones, retenciones, recibos fiscales, dispersión bancaria y cumplimiento de obligaciones ante el SAT, el IMSS y el Infonavit. No es una transferencia de trabajadores: las personas siguen contratadas por la empresa cliente, que firma sus contratos, define sus salarios y aparece como patrón ante el IMSS.
2. ¿Cómo funciona paso a paso?
El ciclo se repite en cada periodo de pago (semanal, quincenal o mensual):
| Paso | Qué aporta la empresa | Qué hace el proveedor |
|---|---|---|
| 1. Incidencias | Envía faltas, incapacidades, horas extra, bonos y altas o bajas del periodo. | Recibe, valida y concilia la información. |
| 2. Cálculo | Autoriza los criterios salariales. | Calcula percepciones, deducciones y la retención de ISR conforme al artículo 96 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. |
| 3. Recibos | Revisa la prenómina. | Genera el CFDI de nómina con el complemento de nómina del SAT. |
| 4. Dispersión | Fondea las cuentas. | Prepara el layout bancario y dispersa los pagos. |
| 5. Seguridad social | Confirma los movimientos. | Calcula cuotas y prepara avisos de alta, baja y modificación salarial ante el IMSS y aportaciones al Infonavit. |
| 6. Reportes | Recibe y archiva. | Entrega reportes de nómina, impuestos retenidos y variaciones. |
3. ¿Qué conserva la empresa?
- La relación laboral y la firma de los contratos.
- Las decisiones de contratación, sueldos, bonos y despidos.
- La responsabilidad legal frente a las autoridades: el patrón responde por el cálculo correcto aunque lo opere un tercero, conforme a la Ley Federal del Trabajo y a las leyes fiscales y de seguridad social.
- La validación final de la prenómina antes de cada pago.
4. ¿Qué ley regula la maquila de nómina?
No existe una ley específica de “maquila de nómina”. El servicio se rige por las normas que ya obligan al patrón:
- Artículos 96 y 99 de la Ley del Impuesto sobre la Renta: retención y entero mensual del ISR sobre sueldos (a más tardar el día 17 de cada mes) y obligación de emitir el CFDI de nómina.
- Artículos 15 y 39 de la Ley del Seguro Social: avisos al IMSS dentro de cinco días hábiles y pago de cuotas a más tardar el día 17 del mes siguiente.
- Artículos 12 al 15 de la Ley Federal del Trabajo: límites a la subcontratación de personal tras la reforma de 2021 (ver REPSE y outsourcing de nómina).
5. ¿Para quién tiene sentido?
Resulta útil cuando la nómina consume demasiado tiempo del área administrativa, cuando hay errores recurrentes, cuando la plantilla crece o rota con frecuencia, o cuando existe dependencia de una sola persona que conoce el proceso. Las señales concretas se detallan en cuándo contratar una maquila de nómina.
6. Preguntas frecuentes
¿La maquila de nómina es legal en México?
¿Quién es el patrón de los trabajadores en una maquila de nómina?
¿La maquila de nómina incluye el timbrado de los recibos?
¿Quién responde si hay un error en el cálculo?
¿La maquila de nómina sustituye al área de Recursos Humanos?
Las empresas que necesiten operar este proceso con un equipo especializado pueden conocer el servicio de maquila de nómina de Evolucione o la página de servicios de este sitio.
