Auditoría de nómina: checklist mensual de control interno

La mayoría de los errores de nómina se detecta tarde: cuando el IMSS notifica una diferencia o cuando un trabajador reclama. Una revisión mensual con controles simples reduce ese riesgo. Esta guía propone un checklist, las conciliaciones clave y la evidencia que conviene conservar. Las consecuencias de cada error están en errores de nómina y multas ante el IMSS y el SAT.

1. ¿Qué conciliaciones se hacen cada mes?

2. ¿Cuál es el checklist mensual?

1. Cerrar incidencias del periodo y comparar contra el periodo anterior.
2. Revisar variaciones fuera de rango en percepciones y deducciones.
3. Verificar altas, bajas y cambios de salario del mes.
4. Conciliar la nómina con las cuotas del IMSS y con el Infonavit.
5. Conciliar las retenciones de ISR contra el pago.
6. Confirmar que cada pago tenga su CFDI de nómina.
7. Revisar una muestra de recibos a detalle.
8. Registrar diferencias y su corrección.
9. Archivar la evidencia del periodo.

La fecha límite de cada pago está en el calendario de obligaciones de nómina.

3. ¿Cómo elegir la muestra de recibos?

• Trabajadores con altas o bajas del mes.
• Quienes tuvieron cambios de salario o de esquema de pago.
• Casos con incapacidades, horas extra o comisiones.
• Una selección aleatoria del resto de la plantilla.

4. ¿Qué evidencia conviene conservar?

• Recibos y listas de pago, que el patrón debe conservar y exhibir en caso de controversia (Ley Federal del Trabajo, art. 804).
• Avisos al IMSS y acuses de pago de cuotas.
• Comprobantes de entero de ISR.
• Reportes de conciliación firmados por quien revisa.

Esta evidencia también sirve para la operación de una PyME y para cualquier revisión de la autoridad.

5. ¿Qué reportes debe entregar un proveedor?

Evolucione describe en el video de su servicio qué reportes recibe el cliente:

Esos reportes son la base de la conciliación mensual descrita en esta guía.

6. ¿Qué revisar una vez al año?

1. Cálculo anual del ISR de los trabajadores y diferencias a favor o en contra.
2. Prima de riesgo de trabajo determinada en febrero.
3. Integración del salario base de cotización de toda la plantilla.
4. Pago de aguinaldo y de PTU contra el cálculo de cada trabajador.
5. Vacaciones pendientes y su provisión.
6. Contratos y expedientes de los trabajadores activos.

7. ¿Qué señales de alerta conviene vigilar?

• Variaciones de nómina fuertes sin una causa documentada.
• Trabajadores en nómina que no aparecen en el padrón del IMSS.
• Diferencias recurrentes entre cuotas calculadas y pagadas.
• CFDI cancelados o reemitidos con frecuencia.
• Finiquitos pagados sin cálculo documentado.

8. Preguntas frecuentes