Respuesta corta
Una PyME suele pasar de nómina interna a maquila de nómina cuando el proceso depende de una persona, aparecen errores o los plazos de IMSS y SAT se vuelven difíciles de cumplir. La razón no es el tamaño, sino la complejidad y el riesgo de incumplir un calendario legal que no admite retrasos.
En las PyMEs la nómina suele resolverse con una persona y una hoja de cálculo. Funciona hasta que un movimiento se pierde o una fecha vence. Esta guía resume las obligaciones recurrentes y cuándo conviene externalizar. El criterio general está en cuándo contratar una maquila de nómina.
Índice de contenido
1. ¿Qué calendario legal debe cumplir una PyME?
| Obligación | Plazo | Base |
|---|---|---|
| Avisos de alta, baja y cambio de salario al IMSS | Dentro de cinco días hábiles | Ley del Seguro Social, art. 15 |
| Pago de cuotas obrero-patronales | A más tardar el día 17 del mes siguiente | Ley del Seguro Social, art. 39 |
| Entero de ISR retenido a trabajadores | A más tardar el día 17 de cada mes | Ley del Impuesto sobre la Renta, art. 96 |
| Aportaciones al Infonavit | Bimestrales, a más tardar el día 17 de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre | Ley del Infonavit |
| CFDI de nómina | Por cada pago de nómina | Ley del Impuesto sobre la Renta, art. 99; complemento SAT |
| Aguinaldo | Antes del 20 de diciembre | Ley Federal del Trabajo, art. 87 |
2. ¿Qué riesgos son más comunes en una PyME?
- Dependencia de una sola persona que conoce el proceso.
- Cálculos en hojas de cálculo sin controles ni bitácora.
- Avisos al IMSS presentados fuera de plazo por falta de seguimiento.
- Errores al integrar bonos, comisiones o tiempo extra en la base de cotización.
- Falta de respaldo ante una revisión de autoridades.
3. ¿Cuándo conviene externalizar?
Cuando coinciden varias de las señales anteriores o cuando se prevé crecimiento de la plantilla. Un servicio de maquila permite cumplir el calendario con un equipo dedicado sin ampliar la estructura interna. Lo que debe revisarse en la propuesta se detalla en cómo elegir un proveedor.
4. ¿Qué cambia al pasar de hoja de cálculo a un proceso controlado?
| Aspecto | Nómina en hoja de cálculo | Proceso con maquila |
|---|---|---|
| Cálculo | Fórmulas propias, propensas a errores al copiar o editar | Fórmulas estandarizadas y validadas |
| Trazabilidad | Difícil saber quién cambió qué | Bitácora de cambios y prenómina auditable |
| Respaldo | Depende de una persona | Equipo con continuidad |
| Calendario legal | Seguimiento manual | Calendario fijo de avisos y pagos |
| Reportes | Se arman a demanda | Entregados por periodo |
5. ¿Qué sigue en manos de la PyME?
La PyME conserva su carácter de patrón, decide salarios y contratos, entrega las incidencias a tiempo y valida la prenómina. Para el detalle de lo que se delega, ver qué incluye la maquila de nómina.
6. Preguntas frecuentes
¿Una PyME puede contratar maquila de nómina?
¿Desde cuántos trabajadores conviene?
¿Cuáles son los plazos legales más críticos?
¿La maquila de nómina cambia quién es el patrón?
¿Qué debe preparar una PyME antes de contratar?
Las empresas que necesiten operar este proceso con un equipo especializado pueden conocer el servicio de maquila de nómina de Evolucione o la página de servicios de este sitio.
