Respuesta corta
Migrar la nómina a un proveedor de maquila sigue siete pasos: diagnóstico de la situación actual, reunión de documentación, definición del alcance y calendario, carga y validación de datos, corrida en paralelo, arranque y seguimiento. La clave es no cortar el proceso anterior hasta validar al menos un ciclo de pago completo en paralelo.
El miedo al cambio suele frenar la decisión. Un arranque ordenado reduce el riesgo de errores en el primer ciclo. Antes de migrar conviene tener definido el proveedor, según cómo elegir un proveedor de maquila de nómina.
Índice de contenido
1. ¿Cuáles son los pasos de la migración?
| Paso | Responsable | Resultado |
|---|---|---|
| 1. Diagnóstico | Empresa y proveedor | Mapa de esquemas de pago, periodos y sedes |
| 2. Documentación | Empresa | Padrón, salarios, base de cotización, altas IMSS, créditos Infonavit y acumulados |
| 3. Alcance y calendario | Ambos | Contrato y calendario de corte por periodo |
| 4. Carga y validación | Proveedor, validado por la empresa | Base de datos de nómina conciliada |
| 5. Corrida en paralelo | Ambos | Comparativo entre nómina anterior y nueva |
| 6. Arranque | Proveedor | Primer ciclo oficial de pago |
| 7. Seguimiento | Ambos | Ajustes y reporte del primer periodo |
2. ¿Qué información necesita el proveedor?
- Lista de trabajadores con fecha de ingreso, salario y base de cotización.
- Registros patronales y datos del Infonavit.
- Percepciones y deducciones fijas y variables.
- Acumulados del ejercicio para el cálculo anual de ISR.
- Calendario de pagos y cuentas bancarias de dispersión.
3. ¿Cuál es el mejor momento para migrar?
Por la lógica del cálculo anual de ISR y de las aportaciones bimestrales del Infonavit, suele ser más limpio hacerlo al inicio de un ejercicio o de un bimestre. Si se migra a mitad del año, es indispensable trasladar los acumulados correctos de cada trabajador para evitar diferencias en retenciones.
4. ¿Qué riesgos hay y cómo se reducen?
| Riesgo | Cómo se reduce |
|---|---|
| Acumulados mal trasladados | Conciliar contra el último cierre antes del arranque |
| Movimientos IMSS pendientes | Cerrar altas y bajas anteriores; los avisos tienen plazo de cinco días hábiles (Ley del Seguro Social, art. 15) |
| Errores en el primer ciclo | Ejecutar corrida en paralelo y comparar neto por trabajador |
| Retraso en datos | Fijar fechas de corte por escrito desde el inicio |
5. Lista de verificación antes del arranque
- Contrato firmado con alcance, calendario de corte y condiciones de salida.
- Padrón de trabajadores conciliado contra el IMSS.
- Acumulados del ejercicio cargados y comparados con el último cierre.
- Esquemas de percepciones y deducciones documentados.
- Cuentas y layout de dispersión probados.
- Responsables de ambas partes designados para dudas y aprobaciones.
- Corrida en paralelo comparada, con diferencias explicadas.
6. Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda migrar la nómina a un proveedor?
¿Qué es una corrida en paralelo?
¿Se puede migrar a mitad de año?
¿La empresa pierde acceso a su información?
¿Qué pasa con los trabajadores durante la migración?
Las empresas que necesiten operar este proceso con un equipo especializado pueden conocer el servicio de maquila de nómina de Evolucione o la página de servicios de este sitio.
