Respuesta corta
Para elegir un proveedor de maquila de nómina conviene verificar ocho puntos: alcance por escrito, claridad sobre quién es el patrón, cumplimiento de plazos de IMSS y SAT, controles de confidencialidad, reportes auditables, respaldo operativo, calendario de corte definido y condiciones de salida. Un proveedor que no pueda documentar alguno de ellos es una señal de alerta.
Comparar propuestas solo por el precio deja fuera lo que más riesgo genera. Esta guía propone criterios que pueden verificarse antes de firmar. Para la parte legal del modelo, ver maquila de nómina vs. outsourcing de personal.
Índice de contenido
1. ¿Qué criterios deben revisarse?
| Criterio | Qué solicitar | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Alcance del servicio | Lista escrita de entregables: cálculo, CFDI, dispersión, IMSS, Infonavit, reportes. | Alcance vago o “todo incluido” sin detalle. |
| Figura de patrón | Confirmación escrita de que la empresa sigue siendo el patrón (o constancia REPSE si el proveedor aporta personal). | El proveedor propone contratar a los trabajadores sin registro REPSE. |
| Plazos legales | Compromiso de presentar avisos al IMSS dentro de cinco días hábiles y pagos antes del día 17 (Ley del Seguro Social, arts. 15 y 39). | No menciona los plazos legales. |
| Confidencialidad | Cláusula de confidencialidad y medidas de resguardo de datos personales de los trabajadores. | Sin política de datos ni cláusula contractual. |
| Reportes y auditoría | Reportes por periodo, bitácora de cambios y acceso a la prenómina. | Solo entrega recibos, sin trazabilidad. |
| Continuidad | Respaldo del equipo y del proceso ante ausencias. | El servicio depende de una sola persona. |
| Calendario de corte | Fechas de recepción de incidencias, revisión y pago por periodo. | Fechas variables o negociadas cada vez. |
| Condiciones de salida | Entrega de información y acumulados si termina la relación. | Sin cláusula de salida o con retención de datos. |
2. ¿Qué preguntas hacer en la primera reunión?
- ¿Quién es el patrón registrado ante el IMSS en este modelo?
- ¿Qué parte del ciclo ejecuta el proveedor y qué parte debe aportar la empresa?
- ¿Cómo se manejan las correcciones posteriores al pago?
- ¿Qué reportes se entregan y con qué frecuencia?
- ¿Qué ocurre con la información si el servicio termina?
3. ¿Qué puede verificarse de forma independiente?
Si el proveedor aporta personal propio, su registro puede consultarse en el padrón público REPSE de la STPS. El cumplimiento de los avisos de seguridad social se apoya en plataformas oficiales como IDSE, y los recibos deben ajustarse al complemento de nómina del SAT.
4. ¿Qué debe incluir el contrato?
- Descripción del servicio y de lo que queda fuera.
- Calendario de corte y de pago.
- Responsabilidades y tiempos de corrección de errores.
- Confidencialidad y tratamiento de datos personales.
- Vigencia, renovación y condiciones de salida.
5. Preguntas frecuentes
¿Qué pedir antes de contratar una maquila de nómina?
¿Hay que exigir REPSE a un proveedor de maquila?
¿Cómo evaluar la confidencialidad?
¿Qué pasa si el proveedor se equivoca?
¿Es suficiente comparar solo el costo?
Las empresas que necesiten operar este proceso con un equipo especializado pueden conocer el servicio de maquila de nómina de Evolucione o la página de servicios de este sitio.
