Contrato de maquila de nómina: las cláusulas que no deben faltar.
Respuesta corta
Un contrato de maquila de nómina debe incluir, como mínimo: alcance detallado de entregables, calendario de corte y pago, responsabilidades y tiempos de corrección de errores, confidencialidad y protección de datos personales, condiciones de terminación con entrega de información, y anexos de alcance y matriz de responsabilidades. No sustituye la asesoría de un abogado.
Actualizado en octubre de 2026
CLÁUSULAS
10
esenciales, en la tabla de esta guía
ANEXOS
5
alcance, calendario, responsabilidades, incidencias y contactos
PATRÓN
Responde
frente al IMSS y el SAT aunque exista contrato
El contrato no cambia quién es el patrón ante la autoridad, pero sí reparte las responsabilidades operativas entre la empresa y el proveedor. Un contrato claro evita discusiones sobre qué estaba incluido, quién corrige un error y qué pasa con la información cuando el servicio termina. Esta guía resume el contenido recomendable y no constituye asesoría legal. Para elegir al proveedor antes de firmar, ver cómo elegir un proveedor de maquila de nómina.
EN ESTA GUÍA
1. ¿Qué cláusulas debe incluir?
| Cláusula | Qué debe decir | Qué riesgo evita |
|---|---|---|
| Objeto y alcance | Lista de entregables: cálculo, ISR, CFDI, dispersión, IMSS, Infonavit y reportes. | Discusiones sobre qué estaba incluido. |
| Calendario | Fechas de corte de incidencias, entrega de prenómina, aprobación y pago. | Retrasos y pagos fuera de plazo. |
| Responsabilidades | Quién entrega cada dato, quién valida y quién responde por cada error. | Cargarse mutuamente los errores. |
| Corrección de errores | Plazo y forma de corrección de errores atribuibles al proveedor. | Recargos sin responsable definido. |
| Confidencialidad y datos personales | Tratamiento de los datos de los trabajadores conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y aviso de privacidad. | Uso indebido de la información. |
| Seguridad de la información | Controles de acceso, respaldos y certificaciones vigentes. | Fugas o pérdida de información. |
| Registro REPSE | Si el servicio lo requiere, folio vigente y obligación de mantenerlo. Ver REPSE y outsourcing de nómina. | Contratar a quien no puede prestar el servicio. |
| Terminación | Aviso previo, entrega de información en formato utilizable y acumulados por trabajador. | Quedar sin acceso a la información. |
| Honorarios | Forma de cobro (por trabajador, por periodo o tarifa fija) y conceptos adicionales. | Cargos no previstos. |
| Ley aplicable y jurisdicción | Legislación y tribunales competentes. | Incertidumbre al resolver una controversia. |
2. ¿Qué anexos conviene firmar?
- Anexo de alcance con cada entregable.
- Calendario anual de cortes y pagos.
- Matriz de responsabilidades entre empresa y proveedor.
- Formato de incidencias de nómina.
- Lista de contactos y ruta de escalamiento.
3. ¿Qué niveles de servicio conviene medir?
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Pagos a tiempo | Porcentaje de nóminas dispersadas en la fecha acordada. |
| Errores | Número de correcciones por periodo y tiempo de resolución. |
| Avisos al IMSS | Porcentaje de avisos presentados dentro del plazo de cinco días hábiles. |
| Atención | Tiempo de respuesta a consultas y a incidencias. |
Más indicadores en qué incluye la maquila de nómina.
4. ¿Qué revisar antes de firmar?
- Que el alcance del contrato coincida con la propuesta comercial.
- Que el calendario de corte sea viable para la empresa.
- Que las responsabilidades por error estén por escrito.
- Que exista cláusula de entrega de información al terminar.
- Que un abogado de la empresa revise el documento completo.
5. ¿Qué errores son frecuentes al contratar?
- Firmar con un alcance genérico que no enumera los entregables.
- No fijar fechas de corte y dejar el calendario a criterio del proveedor.
- No definir quién absorbe recargos cuando el error es del proveedor.
- Omitir la entrega de información y acumulados al terminar el servicio.
- No revisar el registro REPSE cuando el modelo de servicio lo requiere.
- Contratar sin comparar propuestas sobre el mismo alcance.
6. ¿Qué conviene definir sobre vigencia y renovación?
El contrato puede ser por un plazo fijo con renovación o por tiempo indeterminado con aviso previo de terminación. Lo importante es que el aviso previo sea razonable para que la empresa pueda migrar la nómina sin cortar el proceso, y que se pacte cómo se revisan los honorarios cuando cambia la plantilla. Un periodo de implementación con corrida en paralelo suele incluirse al inicio. Ver cómo migrar la nómina a un proveedor externo.
7. Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar un contrato de maquila de nómina?
¿El contrato libera al patrón de responsabilidad?
¿Qué debe decir el contrato sobre los datos de los trabajadores?
¿Qué pasa con la información cuando termina el servicio?
¿Quién debe revisar el contrato?
¿La nómina de la empresa necesita un equipo especializado?
Evolucione revisa cada caso y propone el alcance del servicio.
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